Wer als Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat fahren darf, muss einen geldwerten Vorteil für diese Privatnutzung versteuern. Auch der Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sind zu versteuern. Wenn kein Fahrtenbuch genutzt wird, muss dieser Privatnutzungsanteil nach der so genannten 1-Prozent-Regelung errechnet werden. Dann wird 1 Prozent des inländischen Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs pro Monat als Arbeitslohn versteuert.
Wenn es nun im Betrieb die Vereinbarung gibt, dass der Arbeitnehmer zwar einen Dienstwagen gestellt bekommt, dafür aber die kompletten Benzinkosten übernehmen muss, war strittig, ob diese Kosten dann vom geldwerten Vorteil abgezogen werden konnten. Der Bundesfinanzhof hat dies nun geklärt (BFH, Az.: VI R 2/15). Die vom Arbeitnehmer übernommenen Benzinkosten dürfen vom geldwerten Vorteil abgezogen werden und verringern damit die Steuerlast.
Übersteigen die vom Arbeitnehmer übernommenen Benzinkosten jedoch den geldwerten Vorteil für die Dienstwagennutzung, verfallen diese Überzahlungen steuerlich ungenutzt. Die Reduzierung des Vorteils darf damit maximal auf null Euro erfolgen. Der Arbeitnehmer kann jedoch in der Steuererklärung die Reduzierung seines Arbeitslohns um den zu hoch angesetzten geldwerten Vorteil beantragen. Dazu sollte er sich vom Arbeitgeber bescheinigen zu lassen, wie der geldwerte Vorteil ermittelt wird und dass die Benzinkosten vom Arbeitnehmer getragen wurden.
Nachweise über die angefallenen Benzinkosten für den Dienstwagen sollte der Arbeitnehmer vorhalten. Auch mittels seiner Kontoauszüge können die Benzinkosten nachgewiesen werden. Liegen keine Nachweise vor, sollten die Benzinkosten anhand des durchschnittlichen Benzinverbrauchs des Dienstwagens und der gefahrenen Kilometer geschätzt werden.
Wird der geldwerte Vorteil dagegen nach der 1-Prozent-Regelung errechnet, sollte der Einbau von Sonderausstattungen erst nach der Erstzulassung erfolgen. Damit zählt der Bruttokaufpreis der Sonderausstattung nämlich nicht zum inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und wird bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils nicht herangezogen.
Bei einem Werkstattwagen ohne Hintersitze und ohne Fenster mit Ladefläche oder Werkzeugschränken, kann eine Privatnutzung verhindert werden, wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er daneben ein Privatfahrzeug für private Fahrten verwendet.
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ist die kürzeste Straßenverbindung anzugeben. Eine längere Strecke darf in der Steuerklärung beim Werbungskostenabzug für die Entfernungspauschale angegeben werden, wenn diese nachweislich verkehrstechnisch günstiger ist und auch tatsächlich gefahren wird. Eine Fahrzeitersparnis von zehn Prozent genügt dabei.
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