In vielen Unternehmen ist die elektronische Rechnung bereits gerne gesehen, denn die Mitarbeiter müssen beim Erhalt keine Briefumschläge mehr öffnen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit ist durch automatische Prozesse wesentlich schneller. Das spart Zeit und Geld.
Auch die Goethe-Universität Frankfurt/Main konnte in einer gemeinsamen Studie mit dem Finanzdienstleister Bonpago den „Geschwindigkeitsvorteil“ belegen. Die Bearbeitungsdauer einer papierbasierten Rechnung beträgt 16 bis 23 Minuten. Durch die elektronische Rechnung lassen sich Prozesse erheblich beschleunigen. Die Zeitersparnis beläuft sich insgesamt sogar auf mehr als zehn Minuten pro Rechnung. Damit lassen sich viele Rechnungen mit Skonto bezahlen, was zusätzlich Geld einspart. Zudem lassen sich alle Daten von jedem Arbeitsplatz aus abrufen und langes Suchen in Ordnern entfällt. Daneben können auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer schneller auf die digitalisierten Rechnungen zugreifen.
Marktforscher schätzen einen schnellen Zuwachs von deutschen Mittelständlern, die elektronische Rechnungen nutzen werden. 2015 sind nach deren Schätzungen 42 Milliarden von 500 Milliarden Rechnungen weltweit elektronisch gestellt worden. Bis zum Jahr 2020 rechnen die Forscher sogar mit einer jährlichen Steigerung von zehn bis 20 Prozent.
Bei den öffentlichen Verwaltungen steht neben der Kosteneinsparung durch die elektronischen Rechnungen auch der ökologische Aspekt im Fokus, denn mit der Einführung digitaler Systeme reduziert sich auch der beim Bearbeitungsprozess verursachte CO2-Ausstoß um bis zu 50 Prozent. Der Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW) schätzt die Kostenersparnis sogar auf bis zu 70 Prozent bei Papier- und Druckkosten. Zudem konnte in der Studie festgestellt werden, dass elektronisch gestellte Rechnungen wesentlich früher bezahlt wurden.
Der Aufwand für die Einführung der Systeme ist relativ gering. Kleine Firmen können einfache und schnelle Cloudlösungen innerhalb weniger Tage implementieren, erklärt der Verband elektronische Rechnung. Bei der Einbindung in bestehende Systeme werde etwas mehr Zeit benötigt. Eine große Lösung lohne sich aber schon ab etwa 6000 Rechnungen pro Jahr. Dabei sollte zuerst eine Analyse der aktuellen Prozesse erfolgen und von Beginn an Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter in die Überlegungen einbezogen werden. Auch Intern sollten Einkäufer sowie Vertreter aus dem Rechnungswesen und der IT in den Entwicklungsprozess involviert sein, damit eine erfolgreiche Umstellung schnellstens gelingen kann. Schon nach ein bis zwei Jahren soll sich die Investition amortisiert haben.